Reduzindo a burocracia nas empresas

Reduzindo a burocracia nas empresas

Burocracia é, segundo a definição de um dicionário, "poder, influência e rotina dos funcionários no andamento dos serviços públicos". Mas, especialmente no Brasil, a palavra se tornou sinônimo de lentidão e morosidade. Além disso, também é frequentemente relacionada ao excesso de documentos e papéis.

"Quando se quer estruturar uma organização, se faz necessário formalizar rotinas, procedimentos, comunicações e normas técnicas para cada cargo e ou função e principalmente processos. Mas o excesso de formalismo emperra a empresa de tal forma que ela acaba se tornando inoperante ou um verdadeiro paquiderme para se mover diante de assuntos muitas vezes corriqueiros", observa o contabilista e advogado Urubatan Ramos.

Jaime Martins, diretor de Recursos Humanos para a América Latina da empresa de engenharia CH2M, explica a possível razão disso. "Muitas vezes, se confunde processos ou procedimentos de negócio úteis e necessários com controle excessivo de atividades. As organizações necessitam de processos estruturados para ter uma gestão adequada e profissionalizada, e isso nem sempre é burocracia. Outro aspecto a considerar é que nosso ordenamento jurídico é muito complexo e as empresas precisam de diversos controles para uma boa gestão de seus negócios".

Jaime lamenta que, muitas vezes, o trabalho se torna mais complicado por causa de funcionários que ocupam cargos importantes. "É muito comum encontrar nas empresas gestores/gerentes com ampla responsabilidade sobre a execução de atividades, mas sem nenhuma autonomia de aprovação de coisas simples, como as despesas de viagem de seu subordinado, o material de escritório que acabou". Para Urubatan, o grande problema que acaba burocratizando o processo é a falta de treinamento dos operadores.

Tentando alcançar a burocracia no sentido de organização, algumas empresas preenchem horas e mais horas com reuniões intermináveis e muita papelada. "Muita burocracia, hoje em dia, significa dar espaço ao seu concorrente para chegar ao seu futuro cliente. Por exemplo, uma equipe comercial precisa de poder de decisão numa negociação, a fim de não perder negócios. Se um vendedor precisa consultar seu chefe a cada indagação de ajuste ou alteração em uma proposta comercial, certamente esta proposta nunca sairá do papel. E com a concorrência atuando em todos os segmentos, o trabalho acabará ficando com quem é mais flexível no momento crucial para assinatura e um contrato", diz Lucio Tezotto, gerente de atendimento da Catho Online.

Então, será que é possível haver burocracia apenas para facilitar o trabalho, e não para desperdiçar tempo? "É possível e depende um pouco da cultura e nível de maturidade da organização. Organizações mais jovens são mais informais e com poucos processos definidos, enquanto as organizações maduras têm processos mais estruturados e que são importantes na busca da eficiência organizacional", responde Jaime.

Os três especialistas concordam que o uso da tecnologia é uma das saídas mais práticas para amenizar os efeitos da burocracia, que é um mal necessário dentro de qualquer empresa que pretenda se desenvolver e crescer. Urubatan, que é autor dos livros como "Gestão de Escritórios de Advocacia" (Matrix, 2006), listou atitudes que podem facilitar o dia-a-dia de um empresário no sentido de otimizar reuniões.

A primeira pergunta é: a reunião é necessária? Se sim, a convocação deve conter data e hora (início e fim), assunto, nome dos participantes, material a ser utilizado na reunião, objetivo se possível com alternativas de decisão. "Dependendo do caso, um enunciado sobre o tema a ser tratado. Dessa forma, todos os participantes têm condição de se preparar para a reunião ou até mesmo se dispensar se não dominar o assunto ou ainda não afetar a sua área".

Quanto às planilhas, relatórios e demais materiais utilizados para tomada de decisão, o ideal é a padronizar ao máximo e eliminar os repetitivos. Os relatórios com comentários técnicos e sugestões para decisões também são muito bem vindos.

Se você é funcionária, também pode ajudar a tornar o dia-a-dia de trabalho mais simples. Lucio citou algumas atitudes que fazem toda a diferença. Confira:

1) Chegar pontualmente ao escritório ou em uma reunião externa garante que você participe do início dos acontecimentos do dia, evitando que passe por desinformado ou que não esteja no ritmo de produção dos demais colegas/parceiros comerciais.

2) Organize seu dia em uma agenda, mas deixe períodos de folga, de 10 a 15 minutos para possíveis atrasos ou imprevistos. Assim você não se desgasta na preocupação da lista de tarefas e consegue até extrair mais idéias e conteúdo do que está envolvido.

3) Cuide para que seu tempo de descanso não ultrapasse os limites pré-estabelecidos, mas também não se preocupe em ficar antecipando tudo que acontece: sofrer por antecipação é energia gasta à toa. Agora, o que é importante e decisivo deve ser planejado; não espere encontrar todas as respostas em cima da hora. Para isso, novamente, vale a organização e planejamento. Mas viva o momento e concentre-se no que está fazendo agora, como disse anteriormente, não sofra por antecipação.


"Como qualquer atividade, de tempos em tempos, os processos precisam ser revistos, reavaliados e melhorados. Cabe aos próprios funcionários e gestores sugerirem melhorias nos processos. Geralmente, é muito fácil reclamar e não apresentar sugestões. Portanto, quem acha que lida com muita burocracia tem uma ótima oportunidade de contribuir para melhorar a organização sugerindo métodos novos e controles mais ágeis e eficientes", fala Jaime. Assim, as relações de trabalho ficam mais práticas e todos saem ganhando.

Por Priscilla Nery (MBPress)

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