E-mail e produtividade no trabalho

Email e produtividade

Quantas vezes durante a rotina do trabalho você checa os seus e-mails? Um estudo da TNS Research, empresa inglesa especializada em pesquisa de mercado, comprovou que interrupções constantes para leitura de e-mails, SMS ou atividades realizadas através de Smartphones são uma ameaça para a concentração das pessoas.

Na rotina alucinante de alguns profissionais, é difícil focar em uma só atividade e a chegada constante de novas mensagens acaba afetando diretamente a produtividade no trabalho, gerando inclusive ansiedade.

A empresa Tríade do Tempo, especializada em gestão do tempo pessoal e empresarial, constatou que o brasileiro gasta em médias três horas diárias para ler, organizar, classificar e depois responder os e-mails. Por isso, Christian Barbosa, presidente da Tríade do Tempo, ensina alguns métodos que ajudarão a manter o foco no seu trabalho:

Estipule horários para a verificação dos e-mails - Checar suas mensagens seis vezes ao dia é o suficiente. Passar disso pode ser sinal do que chamamos de “Síndrome da Multi-Tarefa”, isto é, uma vontade de realizar muitas atividades de uma só vez, perdendo o foco no que é realmente importante.

Use-os corretamente - Os e-mails não devem ser usados para delegar atividades complexas nem para tratar de assuntos confidenciais ou muito extensos. Cada equipe tem suas necessidades com relação ao uso deles, por isso, estipule com seus colaboradores as situações em que essas mensagens devem ser enviadas.

Se for urgente, não mande e-mails - É necessário que as pessoas adotem essa política de resolver as urgências pessoalmente ou então por telefone. Isso porque, além de facilitar a organização da caixa de entrada daquele que receberia a mensagem, o seu problema será resolvido muito mais rapidamente com uma conversa direta.

Na gestão do tempo, tão importante nos dias de hoje, a capacidade de lidar com as interrupções é um exercício diário de assertividade e objetividade. A dica é sempre procurar planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham sua vida e daqueles com quem você compartilha este vício.

Por Karina Conde

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