Como criar e administrar um home office

Como criar e administrar um home office

Tem quem goste de ser subordinado, não precisando se preocupar com o pagamento dos funcionários, ter data marcada para receber, ter o serviço sempre certo para fazer e alguém para ditar as regras. Outros preferem serem chefes, mandar, questionar, ensinar. E no meio desses, há quem prefira a autonomia, cuidar de si e do seu próprio nariz.

Ser autônomo pode custar caro, com tantas despesas para uma única pessoa. Nesse caso, uma boa opção é o home office - ou escritório em casa - que se trata de uma opção certeira quando o assunto é economia e comodidade. Mas antes de montar o seu, é preciso analisar com muito cuidado quais as mudanças que a casa sofrerá quando virar também ambiente de trabalho.

O administrador Gustavo Cerbasi, responsável pelo site www.maisdinheiro.com.br, afirma que montar um home office não é um "bicho de sete cabeças", mas também há uma série de observações a serem levadas em consideração - não é simplesmente colocar o escritório dentro de casa e ponto.

"É preciso identificar claramente o peso do home office no orçamento, para que não se perca a condição de avaliar se ele é ou não um bom negócio", explica. "Tirando os investimentos na aquisição dos ativos financeiros (reforma do ambiente, aquisição de equipamentos de informática, de linha telefônica exclusiva e estruturação da rede de comunicação), os gastos correntes não costumam se confundir muito com os gastos do lar", afirma o profissional.

Para aqueles que mantêm um controle sobre as contas pessoais, Gustavo ensina: "logo no primeiro mês de home office, a pessoa já descobre o impacto na conta de energia elétrica - se ela dobra, dali para frente basta considerar que o home office consome metade da energia do lar". Com a Internet, o cuidado é o mesmo. "Se você contratar um serviço que custe o dobro, considere que metade dele seria sua internet doméstica".

E, para não ter o mesmo susto com conta telefônica, Gustavo recomenda a compra de uma linha exclusiva para o trabalho, já que com ela se obtém registros do custo, sem precisar misturá-los com o de casa.

Depois de todas as mudanças e consciente de todos os gastos que terá, a última coisa a se fazer é perguntar a si mesmo se o investimento compensa a economia com aluguel de espaço próprio, combustível e alimentação fora de casa. "Normalmente sim, sem contar o ganho com a redução do estresse, cujo resultado só se percebe no longo prazo", afirma o administrador.

Depois de definido se o home office será instalado, o próximo passo a ser seguido é contar para a família, afinal, ela também é uma parte importante dessa decisão. "Em geral, o assunto é recebido com entusiasmo. Em um segundo momento, a família se sente invadida, principalmente em decorrência da perda de um dos espaços de convívio da casa", alerta Gustavo.

Mesmo assim, o profissional conta que essa conversa tem que deixar clara a importância da cooperação de cada um e a necessidade de disciplina. "Para que não se confunda a casa com escritório, assim como o papel de pai ou mãe com o de gerente ou chefe", comenta.

Concretizado o home office, alguns cuidados devem ser tomados quanto à administração do novo empreendimento. "O ideal é que ele seja administrado de maneira similar à que seria um escritório convencional, fora de casa. Isso não é simples, pois, em geral, contaríamos com uma secretária ou um estagiário em um espaço próprio, e tendemos a ser menos rigorosos com a organização de um espaço que não é visível aos clientes.

O ideal é que o espaço de trabalho seja tão organizado a ponto de podermos receber nele, se necessário, um cliente importante. Por isso, investir em aparatos para organização de papéis e ideias, controlar estoques, criar rotinas disciplinadoras (como horário fixo para acessar e responder a e-mails ou os dias da semana para ir aos Correios) e automatizar atividades (como a resposta automática do telefone e dos e-mails) são atitudes que não só conferem maior profissionalismo ao home office, como também nos inspiram para trabalharmos melhor", recomenda Gustavo.

Feito isso, só resta tomar cuidado com as armadilhas que um home office pode apresentar. "Acreditar que, por estarmos em casa, podemos trabalhar como quisermos e quando quisermos é um erro. Quem pensa assim acaba fazendo do home office uma montanha de entulho de papéis e desordem, além de arruinar o clima familiar pela confusão entre lar e espaço de trabalho", comenta Gustavo.

O profissional deixa claro que a rotina deve ser a mesma de um escritório convencional, com hora certa para entrada e saída (inclusive para almoço), separação física do escritório com o restante da casa - como, por exemplo, uma porta , que deve ficar fechada durante o expediente - e evitar misturar assunto de família com o de trabalho. "Assuntos de trabalho devem ser terminantemente proibidos fora dos horários e ambientes apropriados para isso - o que não é fácil de ser praticado", alerta.


Claro que, para cada família, o jeito de evitar tais atitudes é diferente, mas o profissional deixa claro que essa é uma medida essencial, mesmo que pareça exagero. "Você percebe que tais atitudes não são exagero quando, ao não praticá-las, os assuntos de trabalho aparecem até mesmo na cama, antes de dormir. Nesse ponto, a relação entre o lar e o trabalho já está em nível doentio", finaliza.

Por Tissiane Vicentin (MBPress)

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