Simplifique o seu trabalho no escritório

simplifique seu trabalho

Se você quer se dedicar aos trabalhos e projetos individuais mas não tem tempo, porque a maior parte dele é dedicado ao trabalho do escritório em que você permanece em tempo integral, talvez você precise das dicas do escritor Leo Babauta, autor do site ZenHabits, que explica como fazer para administrar melhor o seu tempo, unindo o útil ao agradável. Disperse-se menos e comece agora tudo o que realmente deve ser feito, conciliando as obrigações com os desejos pessoais. A seguir as excelentes dicas do escritor:

1- Comece cedo. Indo para o trabalho mais cedo é um dos melhores truques. Tudo está calmo, quieto, até os telefonemas, conversas e reuniões começarem. Assim é possível cumprir um monte de tarefas em paz. Enquanto todos estão começando, você já tem realizada duas ou três grandes tarefas antes deles.

2- Limite as suas horas. Muitas pessoas trabalham durante longas horas e acham que estão sendo cada vez mais produtivas. Mas elas estão jogando horas brutas para o problema. Em vez disso, adiante em uma hora e estabeleça um limite - umas seis ou sete horas por dia - para começar o seu trabalho mais importante feito dentro desse limite. Se você sabe que está trabalhando apenas seis horas, você vai ter certeza de realizar as funções mais importantes primeiro e não estar desperdiçando tempo. Assim você está, de certa forma, se forçando a ser eficaz.

3- Faça uma lista curta. Faça uma longa lista de todas as tarefas que você precisa fazer e então faça uma lista curta de uma a três coisas que você realmente deseja que seja feito. Escolha a fim de que, se você tem apenas essas tarefas feitas, você já pode estar orgulhoso(a) do que conseguiu fazer hoje. Comece com a tarefa mais importante, antes de verificar e-mails ou leituras online.

4- Carga de distrações. Quais são as suas distrações comuns? Talvez as coisas como ler e-mails, ler blogs, Twitter, Facebook e outras redes sociais? Defina um tempo para estes, de preferência no final do dia. Digamos umas três horas. Não faça as distrações antes. Ao agrupá-los todos em um período de tempo, você se permite fazer outro trabalho em primeiro lugar, mas ainda receber em seu tempo de distração.

5- Envie e-mails mais curtos. Se o email ocupa muito do seu dia, a simples mudança de limitar-se a três ou quatro sentenças vão fazer uma grande diferença. Primeiro, isso vai reduzir drasticamente o tempo necessário para escrever ou responder a e-mails. E segundo, vai encurtar as respostas dos seus e-mails, o que significa que você vai gastar menos tempo lendo eles.

6- Reuniões em tempo-limite. Quanto menos, melhor. Alguns altos executivos do Google só fazem reuniões de cinco minutos - quem participa destas reuniões está melhor preparado e conciso. Você pode sair de reuniões e só pegar as notas, ou encontrar uma maneira alternativa para se comunicar. Isso pode salvar-lhe horas na semana.

7- Automatize-se. Menos tarefas repetitivas e rotineiras você deve fazer; quanto mais tempo você liberar para a criação, melhor. Assim, sempre que possível automatizar. As pessoas enchem as coisas por via eletrônica, ou obtém informações de seu site, em vez de mandar email ou telefonar, ou usar um serviço que processa automaticamente os pagamentos de seu produto, e assim por diante.

8- Elimine a burocracia. Gente que costumava lidar com um monte de papelada, e mesmo assim sabendo que é um desperdício de tempo. Se as empresas e organizações podem ter a papelada preenchida eletronicamente, seria guardar um monte de papel, cópia de depósito, e duplicar o trabalho. Sempre que possível, elimine a papelada em favor do digital (algo que, além de simplificar, também é ecologicamente correto). Isso pode ser uma atitude a longo prazo.

9- Limpe sua mesa. Isso pode ser feito em poucos minutos. Limpe tudo em cima de sua mesa e só coloque os itens essenciais. Todo o resto deve ser: preenchido, dado para a pessoa apropriada, colocado em um lugar permanente em uma gaveta, ou na lixeira, ou reciclado. Tome decisões rápidas e, em seguida, volte ao trabalho.

10- Afaste-se. Se você pode sair de seu escritório, tente encontrar um lugar tranqüilo onde você possa se concentrar no trabalho importante. Encontre um lugar onde você pode trabalhar, desligue a Internet e faça o seu trabalho e, em seguida ligue a Internet de volta assim que você tiver que enviar e-mails ou outras coisas. Trabalhar em casa é uma boa opção. Quanto mais você puder fazer isso (pode ser uma vez por semana, ou uma hora por dia, ou metade de cada dia de trabalho), melhor.

11- Faça pausas de respiração. Cada quinze, vinte minutos, levante-se da sua mesa, e faça uma pausa de respiração. Pode ser simplesmente caminhando ao redor do escritório, dizendo oi para alguém, ou ainda melhor, ficando de fora para apanhar ar fresco. Passeie, circule seu sangue, talvez até massageie o pescoço e os ombros se você sentir tensão. Faça algumas flexões, se você quiser estar mais preparada(o). Quando você voltar ao trabalho, lembre-se que você quer estar produzindo, e apague todas as distrações.

12- Pratique um ritual de foco. Cada uma ou duas horas, faça um ritual de concentração. Isso leva apenas um minuto ou dois. Você pode começar pelo fechamento de seu navegador e outros aplicativos abertos. Em seguida, retorne à sua lista de tarefas mais importantes e descubra o que você precisa para realizar a próxima hora. Antes de checar e-mails novamente ou voltar a ficar online, concentre-se nessa tarefa. Repita este ritual de reorientar-se todo o dia, para te trazer foco.


13- Agende grandes blocos de tempo criativo. Nem todo mundo pode fazer isso, mas quando possível, coloque um grande bloco de três, quatro horas em sua programação para criar ou fazer outros trabalhos importantes. Faça deste tempo inviolável e não permita reuniões ou outras coisas a serem agendadas durante este tempo. Seja implacável sobre o cancelamento de distrações e faça durante o trabalhopausas respiratórias, se necessário. Alegre-se com sua criatividade.

Por Jessica Moraes

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